Executive Coordinator

Don’t skip a beat, apply to Exertis | JAM!

Job Title :          Executive Coordinator

Division :          Exertis | JAM

Location :          Baie-D’Urfé

Schedule:          Monday to Friday 8:30-17:30 (hybrid)

Exertis | JAM, Making the world sound better, one brand at a time! Do these words sound like music to your ears?

Since 1972, Exertis | JAM has grown to be one of the largest distributors of consumer electronic goods, pro-audio equipment and musical instruments. Come join us to stay true to our mission of delivering ONLY the best customer service!

What you will do:

We are currently seeking an energetic and motivated candidate to join our JAM team as an Executive Coordinator to our Senior Executive Team. The Executive Coordinator (EC) is a new position at Exertis | JAM that is important to the company’s growth; The EA will assist the Senior Executive Team by handling tasks and effectively managing their schedule to propel the company towards success.

Responsibilities:

• Work directly with the Senior Executive Team to support all aspects of their daily work routine.
• Draft, review and send communications on behalf of the Senior Executive Team
• Maintain the team’s calendar, including scheduling meetings, appointments, speaking engagements, and travel arrangements.
• Take care of scheduling and organizing the Executive Team's trips and travels.
• Organize and prepare for meetings, including collection and creation of documents/support and participation in meeting logistics.
• Plan/Organize special events such as townhalls and training seminars, including content creation, preparing a presentation, sending out communications, etc.
• Organize company-wide meetings, larger group meetings, catering, supplies, and other vendor management and day-to-day office issues.
• Prepare, reconcile, and submit expense reports.
• Prepare and draft letters in both English and French.
• Answer phone calls, communicate messages and information to our Senior Executive Team.
• Complete a variety of special projects including creating presentations, various spreadsheets, special reports, and agenda material.
• Conduct business with other colleagues or external vendors on behalf of the Senior Executive Team
• Act as the gatekeeper, by filtering phone calls, emails, or in-person meetings.
• Maintain confidential and sensitive information.
• Maintain various records and documents for our Senior Executive Team.

What we are looking for:

• Excellent written and verbal communication skills.
• Energetic and eager to tackle new projects and ideas.
• Time management skills.
• Attention to detail.
• Organization skills.
• Ability to multitask.
• Interpersonal skills.
• Thrives in a fast-paced environment.
• Excellent computer skills, including the Microsoft Office Suite (Outlook, Word, PowerPoint, and Excel).
• Discretion and confidentiality
• Experience in supporting a senior executive or team.

Ready to join our team? Here is why we are one big, happy JAMily…

• Group Insurance Benefits: Health & Dental, Vision, Life, Critical Illness, Short-Term and Long-Term Disability.
• Wellness Incentive Program, and an Employee Assistance Program.
• RRSP matching program.
• Work-life balance is key: Flextime, summer hours, paid vacation, personal time off.
• We value work life balance and offer a causal and fun environment.
• Lively social calendar… there’s always something for everyone!
• Generous employee discount on all our cool gear.
• On-going learning opportunities.
• Not to mention the opportunity to work in a highly talented, winning team!

Come JAM with us… we not only work hard but play just as hard. Want to take your career to the next level? Click here to view all our current openings! http://jamindustries.com/careers/

#JAMFAM #LI-Hybrid

While we appreciate your interest, please note that only qualified candidates will be contacted.

Ne perdez pas le rythme – Postulez chez Exertis | JAM !

Poste:   Coordinateur exécutif

Division:  Exertis | JAM

Endroit:  Baie d'Urfé

Horaire: Lundi à vendredi 8:30AM-5:30PM (hybride)

Exertis | JAM, faire que le monde sonne mieux, une marque à la fois! Est-ce que ces mots résonnent comme de la musique à vos oreilles?

Depuis 1972, les Exertis | JAM est devenu un des plus importants distributeurs de matériel électronique, d’appareillage de sonorisation professionnelle et d’instruments de musique. Venez nous joindre pour demeurer fidèle à notre mission première d’offrir UNIQUEMENT le meilleur service à la clientèle possible!

Ce que vous ferez:

Nous sommes actuellement à la recherche d'un candidat énergique et motivé pour rejoindre notre équipe JAM en tant que Coordinateur Exécutif auprès de notre équipe de direction. Le Coordinateur Exécutif (EC) est un nouveau poste chez Exertis | JAM qui est important pour la croissance de l'entreprise. L'EA assistera l'équipe de cadres supérieurs en s'occupant des tâches et en gérant efficacement leur emploi du temps afin de propulser l'entreprise vers le succès.

Responsabilités:

• Travailler directement avec l'équipe de direction pour soutenir tous les aspects de leur routine de travail quotidienne.
• Rédiger, réviser et envoyer des communications au nom de l'équipe de direction.
• Gérer le calendrier de l'équipe, y compris la programmation des réunions, des rendez-vous, des allocutions et des déplacements.
• S'occuper de la programmation et de l'organisation des voyages et déplacements de l'équipe de direction.
• Organiser et préparer les réunions, y compris la collecte et la création de documents/supports et la participation à la logistique des réunions.
• Planifier/organiser des événements spéciaux tels que des assemblées générales et des séminaires de formation, y compris la création de contenu, la préparation d'une présentation, l'envoi de communications, etc.
• Organiser les réunions à l'échelle de l'entreprise, les réunions de groupes plus importants, la restauration, les fournitures et d'autres questions liées à la gestion des fournisseurs et aux activités quotidiennes du bureau.
• Préparer, rapprocher et soumettre les notes de frais.
• Préparer et rédiger des lettres en anglais et en français.
• Répondre aux appels téléphoniques, communiquer des messages et des informations à notre équipe de direction.
• Mener à bien divers projets spéciaux, notamment créer des présentations, diverses feuilles de calcul, des rapports spéciaux et des documents d'ordre du jour.
• Mener des affaires avec d'autres collègues ou des fournisseurs externes au nom de l'équipe de direction.
• Jouer le rôle de gardien en filtrant les appels téléphoniques, les courriels ou les réunions en personne.
• Conserver les informations confidentielles et sensibles.
• Tenir à jour divers dossiers et documents pour notre équipe de direction.

Ce que nous recherchons:

• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale.
• Énergique et désireux de s'attaquer à de nouveaux projets et de nouvelles idées.
• Compétences en matière de gestion du temps.
• Souci du détail.
• Sens de l'organisation.
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.
• Compétences interpersonnelles.
• Capacité à s'épanouir dans un environnement en constante évolution.
• Excellentes compétences informatiques, y compris la suite Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint et Excel).
• Discrétion et confidentialité
• Expérience dans le soutien d'un cadre supérieur ou d'une équipe.

Prêt à vous joindre à notre équipe? Voici pourquoi nous formons une grande et heureuse JAMille…

• Avantages sociaux : assurance pour soins de santé, dentaire, soins de la vue, assurance vie et assurance invalidité de courte et longue durée, ensemble d’incitatifs pour le bien-être et un programme d’aide aux employés.
• Programme de cotisation égale au régime enregistré d'épargne-retraite (REÉR).
• Nous donnons beaucoup d’importance à un juste équilibre travail vie et nous proposons un milieu de travail détendu et agréable avec nos politiques de vacances, heures d’été, et un jour de congé payé dédié à la Diversité et à l'Inclusion.
• Un calendrier d’activités sociales vivant …il y a toujours quelque chose pour chacun !!
• De généreux rabais aux employés sur tout notre alléchant matériel.
• La possibilité d’apprendre de façon continue.
• Sans oublier de mentionner la chance de travailler au sein d’une équipe de grand talent, une équipe couronnée de succès!

Joignez-vous à JAM … nous ne travaillons pas seulement avec acharnement mais nous nous amusons tout aussi intensément. Vous désirez donner un nouvel essor à votre carrière? Cliquez ici pour voir toutes nos nouvelles offres d’emploi actuellement offertes! http://jamindustries.com/careers/

Nous aimerions remercier tous les candidats de leur intérêt pour notre organisation. Cependant, nous communiquerons seulement avec les candidats retenus.

La forme masculine désigne, lorsqu’il y a lieu, aussi bien les femmes que les hommes, l’emploi du masculin a pour but de faciliter la lecture du texte.

#JAMFAM