Adjoint(e) exécutif(ve) à la direction générale

Aperçu du poste

L’adjoint(e) exécutif(ve) à la direction générale fournit un soutien administratif et de coordination de haut niveau à la directrice générale et contribue au bon fonctionnement du bureau de la direction.

Travaillant en étroite collaboration avec la directrice générale et les directeurs de service, la personne titulaire du poste aide à suivre les priorités organisationnelles, à organiser l’information, à préparer les documents nécessaires aux réunions et à assurer le suivi des décisions et des initiatives clés. Ce rôle contribue à faciliter la coordination des activités à travers l’organisation et permet à la directrice générale de demeurer concentrée sur les priorités stratégiques.

Rôle au sein de l’organisation

L’adjoint(e) exécutif(ve) soutient la directrice générale dans la coordination de l’information et des priorités à l’échelle de l’organisation. La personne facilite la communication entre le bureau de la direction et les responsables des différents services et contribue à assurer l’avancement des initiatives et engagements organisationnels.

Elle veille également à maintenir une documentation claire des réunions, décisions et suivis, tout en appuyant la direction générale dans la gestion d’un large éventail de responsabilités au sein d’un organisme communautaire dynamique.

Principales responsabilités

Coordination du bureau de la direction

• Appuyer la directrice générale dans l’organisation et la priorisation des dossiers et initiatives.
• Maintenir des outils de suivi pour les décisions, actions et échéances découlant des réunions et projets.
• Préparer des notes d’information, des résumés et des documents de référence pour les rencontres.
• Assurer la gestion et l’organisation des documents et dossiers du bureau de la direction.

Coordination avec les directions de service

• Faciliter la circulation de l’information entre la direction générale et les directeurs de service.
• Aider à suivre l’avancement des initiatives et projets discutés lors des réunions de direction.
• Recueillir l’information et les mises à jour demandées par la direction générale.

 Préparation et suivi des réunions

• Préparer les ordres du jour et la documentation pour les réunions internes impliquant la direction générale.
• Prendre note des décisions et des actions à entreprendre.
• Assurer le suivi des communications et des documents après les réunions.

Soutien à la direction générale

• Gérer l’horaire de la directrice générale et coordonner les rencontres avec les parties prenantes internes et externes.
• Participer à la préparation de présentations, rapports et documents d’information.
• Effectuer des recherches et rassembler l’information nécessaire à certaines initiatives ou partenariats.

Communications internes

• Rédiger des communications internes ou des suivis au nom de la direction générale lorsque requis.
• Contribuer à assurer une communication claire et cohérente entre le bureau de la direction et les différents services.

Soutien administratif

• Aider à l’organisation logistique des réunions et événements impliquant la direction générale.
• Maintenir des systèmes de classement et de gestion documentaire efficaces.
• Fournir un soutien administratif général au besoin.

Qualifications

• DEC en Techniques de bureautique ou Techniques administratives ou Diplôme universitaire en administration, gestion, gestion des organismes à but non lucratif ou domaine connexe.
• Minimum de cinq ans d’expérience pertinente en soutien à la haute direction ou en coordination de projets dans une organisation complexe.
• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
• Excellentes aptitudes de communication écrite et verbale en français et en anglais (communications en anglais fréquentes avec des donateurs et partenaires anglophones).
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
• Grand sens de la discrétion, du professionnalisme et du jugement.
• Habiletés informatiques avec la suite Office365

Compétences clés

• Organisation et coordination
• Rigueur et souci du détail
• Excellentes aptitudes rédactionnelles
• Capacité à établir des priorités et à gérer plusieurs dossiers
• Diplomatie et discrétion professionnelle

 Structure de supervision

Ce poste relève directement de la directrice générale et collabore étroitement avec les membres de l’équipe de direction.

Indicateurs de réussite

La réussite dans ce rôle se mesurera notamment par :

• Des réunions bien préparées avec des ordres du jour clairs et une documentation adéquate
• Un suivi efficace des décisions et initiatives organisationnelles
• Une circulation fluide de l’information entre la direction générale et les services
• La préparation rapide et rigoureuse de documents d’information
• Une gestion efficace de l’horaire et des priorités de la direction générale

Opportunité professionnelle

Ce poste offre une occasion unique de travailler étroitement avec la direction générale et de mieux comprendre la gestion et les opérations d’un des organismes communautaires les plus établis de Montréal. La personne titulaire du poste sera exposée à différents aspects du fonctionnement de l’organisation, notamment la gouvernance, les programmes, les partenariats et la philanthropie.

Pour postuler :  Veuillez faire parvenir votre candidature à : [email protected] ou [email protected].

Executive Assistant to the Executive Director

Sun Youth / Jeunesse au Soleil

Position Overview

The Executive Assistant to the Executive Director provides high-level administrative and coordination support to the Executive Director and plays an important role in ensuring the smooth functioning of the Executive Office.

Working closely with the Executive Director and department directors, the Executive Assistant helps track organizational priorities, organize information, prepare materials for meetings, and ensure follow-up on key decisions and initiatives. The role contributes to the effective coordination of activities across the organization and enables the Executive Director to remain focused on strategic priorities.

Role in the Organization

The Executive Assistant supports the Executive Director in coordinating information and priorities across the organization. The role facilitates communication between the Executive Office and department leaders and helps ensure that key initiatives and commitments move forward in a timely manner.

The Executive Assistant also helps maintain clear documentation of meetings, decisions, and action items while assisting the Executive Director in managing a wide range of responsibilities within a dynamic nonprofit environment.

Key Responsibilities

Executive Office Coordination

• Assist the Executive Director in organizing and prioritizing key initiatives and files.
• Maintain tracking tools for action items, decisions, and deadlines resulting from meetings and projects.
• Prepare briefing notes, summaries, and background documents for meetings.
• Maintain organized records of key documents and correspondence.

Coordination with Department Directors

• Facilitate the flow of information between the Executive Director and department leaders.
• Assist in tracking the progress of initiatives discussed during leadership meetings.
• Gather updates and information when requested by the Executive Director.

Meeting Preparation and Follow-Up

• Prepare agendas and supporting materials for meetings involving the Executive Director.
• Record key decisions and action items during meetings.
• Assist in coordinating follow-up communications and documentation.

Executive Support

• Manage the Executive Director’s schedule and assist in coordinating meetings with internal and external stakeholders.
• Support the preparation of presentations, reports, and briefing documents.
• Conduct background research and gather information related to organizational initiatives and partnerships.

Internal Communications

• Draft internal correspondence and follow-up messages on behalf of the Executive Director when required.
• Assist in maintaining clear communication between the Executive Office and departments.

Administrative Support

• Assist with logistics for meetings and events involving the Executive Director.
• Maintain organized filing and document management systems.
• Provide general administrative support when needed.

Qualifications

• DEC in Office Systems Technology or Business Administration or University degree in administration, management, nonprofit management, or a related field.
• Minimum of five years of relevant professional experience supporting senior leadership or coordinating projects in a complex organization.
• Excellent organizational and time management skills.
• Strong written and verbal communication skills in both French and English.
• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
• High level of discretion, professionalism, and sound judgment.

Key Competencies

• Organizational and coordination skills
• Attention to detail and follow-through
• Strong communication and writing skills
• Ability to manage competing priorities
• Professional discretion and diplomacy

Reporting Structure

This position reports directly to the Executive Director and works closely with members of the organization’s leadership team.

 Key Success Indicators

Success in this role will be demonstrated by:

• Well-prepared meetings with clear agendas and documentation
• Effective tracking of organizational priorities and action items
• Smooth coordination of information between the Executive Director and department leaders
• Timely preparation of briefing materials and documents
• Efficient management of the Executive Director’s schedule and workflow

Professional Opportunity

This position offers a unique opportunity to work closely with the Executive Director and gain insight into the leadership and operations of one of Montreal’s most established community organizations. The Executive Assistant will be exposed to many aspects of the organization’s activities, including governance, program development, partnerships, and philanthropy.

To apply :  Send your candidacy to : [email protected] or [email protected]