Administrative Coordinator | Coordonnateur·rice administratif·ve

The Administrative Coordinator is an integral member of the YD team, supporting all staff and all YD programs in the community. The role of the Administrative Coordinator is to perform administrative tasks in an effective and timely manner to support and improve the work of the organization.  

As the Administrator Coordinator you will be responsible for... 

General Administration  

• Act as the first point of contact, always representing our mission and values 

• Respond to emails, calls, and in-person inquiries; answer questions to the best of your ability and pass them on to the appropriate staff member 

• Book and manage all space rentals (add to calendar, process payment, and ensure that renters follow all rules and regulations) 

• Ensure that the YD is in good standing with our community partners 

• Keep all organizational files up-to-date and easy to reference 

• Order office supplies; coordinate the maintenance of office equipment 

• Help to ensure that YD spaces are kept clean and organized; communicate with cleaning staff as needed 

• Provide support to all staff with running of YD programs  

• Assist with events, meetings, trainings and other workshops, as needed 

• Assist with translation, as needed 

Rabbit Hole Program 

• Assist with running the lunch service (in-person, Fridays 9:30-3pm), including coordinating volunteers, managing money, and ensuring all tasks are completed 

• Attend trainings and community meetings related to food safety and security, as needed  

Assisting with Finances 

• Assist the Executive Director and YD bookkeeper with all financial matters 

• Provide documentation of accounts payable and receivable in a timely manner to the bookkeeper 

• Keep meticulous and detailed financial records for each month, including organized backup copies & share with bookkeeper 

• Keep track of the distribution and reconciliation of office petty cash and deposit as needed 

• Work with other staff to receive, process, record all donations (cash, cheque, and online), accurately and in a timely manner  

• Assist with the processing of payroll  

We are looking for someone who... 

• has an interest in or professional/volunteer experience with the community/non-profit sector 

• enjoys working in a small team  

• is bilingual (oral and written communication in English and French) and can provide translation (English to French) 

• is self-motivated, highly organized, detailed oriented, and has an ability to meet deadlines and juggle multiple projects at once 

• excellent computer skills- Microsoft Outlook, Sharepoint, and database management software 

Bonus if you... 

• are earning or have a degree in business or non-profit management, office administration or other 

• have office administration experience; 

• have experience working in a community kitchen and/or MAPAQ Food hygiene and safety training 

DETAILS:  

The position is permanent and part-time, starting late May 2026: 15 hours per week, Monday to Friday (approximately 2 days per week in-office including every Friday 9:30am-3:00pm), with a starting salary range of $21.01 - $21.97 per hour depending on experience. Annual salary increase based on inflation, 6% vacation pay, personal days, and paid holiday time when the office is closed. 

HOW TO APPLY:  

Please forward a short (<1 page) cover letter and resume to the Executive Director, by email at: [email protected]. Applications without cover letters will not be considered.  

Applications will be accepted on a rolling basis – do not hestitate to apply. 

En tant que coordinateur·rice administratif·ve, le poste est lié au fonctionnement de l’entièreté de l’équipe de la Porte jaune, soutenant tout le personnel et tous les programmes de la PJ. Le rôle de coordinateur·rice administratif·ve est d’entreprendre des tâches administratives avec efficacité et ponctualité, afin de soutenir et d’améliorer le travail de l’organisation.  

En tant que Coordonnateur·rice administratif·ve, vous serez responsable de... 

Administration générale 

• Agir comme le premier point de contact et être l’image de la mission et des valeurs de l’organisation. 

• Répondre aux courriels, appels et à toutes questions éventuelles au comptoir d’accueil de l’organisation, répondre aux questions au meilleur de vos capacités, puis les transmettre aux membres du personnel désigné·es. 

• Réserver et gérer tous les espaces de location (ajouter les réservations au calendrier, traiter les paiements et garantir que les locataires respectent toutes les règles et réglementations). 

• S’assurer des bonnes relations entre la PJ et ses partenaires. 

• Maintenir tous les dossiers à jour et faire usage  d’un référencement compréhensible. 

• Commander les fournitures et gérer l’entretien du matériel de bureau nécessaire. 

• S’assurer que les espaces de la PJ soient organisés ; communiquer avec le personnel de l’entretien si nécessaire. 

• Apporter son soutien à l'ensemble du personnel dans le cadre de la mise en œuvre des programmes  

• Apporter son aide lors d'événements, de réunions, de formations et d'autres ateliers, selon les besoins  

• Apporter son aide dans le cadre de traductions, selon les besoins 

Programme Rabbit Hole 

• Aider à la gestion du service de midi (tous les vendredis de 9h30 à 15h), ainsi que la coordination des bénévoles, gérer les finances et s’assurer que toutes les taches soient faites. 

• Assister à des formations et à des réunions communautaires liées à la propreté et la sécurité alimentaire, au besoin. 

Aider avec les finances 

• Assister la directrice exécutive et le comptable de la PJ pour toutes questions financières. 

• Fournir la documentation des comptes payables et recevables dûment au comptable. 

• Avoir un suivi de la distribution et la concordance de la petite monnaie de bureau et des dépôts au besoin. 

• Conservez des registres financiers méticuleux et détaillés pour chaque mois, y compris des copies de sauvegarde organisées, et partagez-les avec le comptable. 

• Collaborer avec d’autres membres afin de recevoir, traiter et enregistrer tous les dons (en espèces, par chèque et en ligne), avec précision et ponctualité. 

• Aider au traitement de la paie. 

Nous recherchons une personne qui... 

• s'intéresse au secteur communautaire/à but non lucratif ou possède une expérience professionnelle/bénévole dans ce domaine 

• aime travailler au sein d'une petite équipe 

• est bilingue (communication orale et écrite en anglais et en français) et peut assurer des services de traduction (de l'anglais vers le français) 

• est motivé, très organisé, minutieux, capable de respecter les délais et de mener plusieurs projets de front 

• possède d'excellentes compétences informatiques (Microsoft Outlook, Sharepoint et logiciels de gestion de bases de données) 

Un atout si vous... 

• obtenez ou détenez un diplôme en gestion d'entreprise ou d'organisme à but non lucratif, en administration de bureau ou autre  

• possédez une expérience en administration de bureau ;  

• avez une expérience de travail dans une cuisine communautaire et/ou une formation en hygiène et sécurité alimentaire du MAPAQ 

DÉTAILS :  

Le poste est permanent et à temps partiel, à partir de la fin mai : 15 heures par semaine, du lundi au vendredi; environ 2 jours par semaine au bureau, y compris tous les vendredis de 9 h 30 à 15 h); échelle salariale de départ de 21,01 $ à 21,97 $ de l'heure. Augmentation du salaire annuel basée sur l'inflation ; 6% de gains de vacances + jours personnels, et et des congés payés lorsque le bureau est fermé. 

COMMENT POSTULER :  

Veuillez envoyer une courte lettre de motivation (< 1 page) et un curriculum vitae à la directrice exécutive, par courriel à : [email protected]. Les candidatures sans lettre de motivation ne seront pas prises en compte.  

Les candidatures seront acceptées au fur et à mesure ; n'hésitez pas à postuler.