Description
English version will follow.
- Service : Comptabilité
- Statut : Permanent, temps plein
- Heures de travail : 37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi de 9 h 00 à 17 h 00
- Lieu de travail : 116 rue Leacock, Pointe-Claire, QC
- Compensation: 22.00 $ / heure
- Supérieur immédiat : Chef comptable
Sommaire du poste
Nous sommes à la recherche d’un(e) commis au soutien comptable organisé(e) et soucieux(se) du détail pour joindre notre équipe de comptabilité. Relevant directement du chef comptable, ce rôle offre un soutien essentiel aux comptes fournisseurs (AP) et aux comptes clients (AR), incluant la conciliation des comptes fournisseurs, le soutien à la facturation, l'intégration des comptes clients et l'administration financière générale.
Responsabilités principales
Comptes fournisseurs et gestion du fret
- Traitement des factures : Saisir les factures fournisseurs et effectuer l'appariement à trois voies (bon de commande, bon de réception et facture).
- Conciliation du fret : Vérifier l'exactitude des factures de transport, valider les frais d'expédition et participer à la résolution des litiges de facturation avec les transporteurs.
- Intégration des fournisseurs : Recueillir les renseignements requis auprès des fournisseurs et maintenir à jour les dossiers maîtres.
Comptes clients et service à la clientèle
- Soutien à la facturation : Participer à la création et à l'envoi quotidien des factures clients avec précision et selon les échéanciers.
- Notes de crédit : Traiter et émettre les notes de crédit clients avec précision.
- Intégration des clients : Traiter les nouvelles demandes de crédit clients et créer les profils dans notre base de données.
- Service à la clientèle : Fournir des copies de factures, des états de compte et un soutien de base en facturation aux clients, sur demande.
- Suivi de la liste de suspension : Réviser quotidiennement la liste des comptes en souffrance (suspension de crédit) et coordonner avec les équipes internes pour régler les dossiers et libérer les commandes.
Administration de bureau et soutien d'équipe
- Courrier et chèques : Ouvrir, trier et distribuer le courrier quotidien, et consigner les chèques reçus dans un fichier de suivi Excel.
- Remplacement au sein de l'équipe : Assurer le remplacement opérationnel des tâches de l'équipe de comptabilité lors des absences.
- Soutien général : Participer au classement, à l'archivage des documents et exécuter d'autres tâches administratives générales selon les besoins.
Exigences et qualifications
- Scolarité : Diplôme d'études collégiales (DEC/AEC) ou diplôme universitaire en comptabilité, finance ou administration des affaires.
- Expérience : 7 à 11 mois d'expérience pratique en comptabilité ou en travail de bureau (stages inclus).
- Compétences techniques : Maîtrise de Microsoft Excel (saisie de données, formules de base) et aisance à apprendre de nouveaux logiciels.
- Compétences clés :
- Souci élevé du détail et précision
- Forte aptitude pour le calcul et les chiffres
- Excellentes capacités d'organisation et de gestion du temps
- Fortes aptitudes relationnelles et communicationnelles
- Bilinguisme (français et anglais), parlé et écrit : La connaissance de l'anglais est requise, car l'entreprise réalise la majorité (90 %) de ses activités avec des clients et fournisseurs situés hors du Québec, nécessitant des communications régulières avec ces partenaires.
Au plaisir de prendre connaissance de votre candidature. Nous vous remercions de votre intérêt. Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.
Clause de consentement
Consentement à l'utilisation des renseignements personnels: En soumettant votre candidature, vous consentez à la collecte, à l'utilisation et à la conservation des renseignements personnels contenus dans votre CV et vos documents de candidature. Ces informations seront utilisées exclusivement par Souvenir Avanti Inc. à des fins de recrutement et pour évaluer votre candidature pour ce poste, le tout conformément à la Loi 25.
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- Department: Accounting
- Status: Permanent, Full Time
- Working Hours: 37.5 hours per week, Monday to Friday 9:00 am -5:00 pm
- Place of Work: 116 Leacock, Pointe-Claire, QC
- Compensation: $ 22.00 / hour
- Immediate Supervisor: Accounting Manager
Position Summary
We are seeking an organized and detail-oriented Accounting Support Clerk to join our accounting team. Reporting directly to the Accounting Manager, this role provides core support across both Accounts Payable (AP) and Accounts Receivable (AR), including vendor reconciliations, invoicing support, customer account onboarding, and general financial administration.
Key Responsbilities
Accounts Payable & Freight Support
- Invoice Processing: Enter vendor invoices and perform 3-way matching against purchase orders and receiving receipts.
- Freight Reconciliations: Review freight bills for accuracy, verify shipping charges, and assist with carrier billing disputes.
- Vendor Onboarding: Collect required vendor information and maintain accurate master file records.
Accounts Receivable & Customer Support
- Invoicing Support: Assist with generating and sending daily customer invoices accurately and on schedule.
- Credit Notes: Process and issue customer credit notes accurately.
- Customer Onboarding: Process new customer credit applications and set up profiles in our database.
- Customer Service: Provide invoice copies, account statements, and basic billing support to customers upon request.
- Hold List Monitoring: Review the daily credit-hold list and coordinate with internal teams to clear holds and release orders.
Office Administration & Team Support
- Mail & Cheques: Open, sort, and distribute daily mail, and log incoming cheques into an Excel tracking sheet.
- Team Coverage: Provide operational backup coverage for accounting team tasks during absences.
- General Support: Assist with filing, record archiving, and general administrative tasks as needed.
Requirements & Qualifications
- Education: College Diploma (DEC/AEC) or Degree in Accounting, Finance, or Business Administration.
- Experience: 7 to 11 months of practical accounting or office clerical experience (internships and co-ops included).
- Technical Skills: Proficient with Microsoft Excel (data entry, basic formulas) and comfortable learning new software.
- Core Competencies:
- High attention to detail and accuracy
- Strong numerical aptitude
- Excellent organizational and time management skills
- Strong interpersonal and communication skills
- Bilingual (French and English), spoken and written: Knowledge of English is required as the company conducts the majority (90%) of its business with clients and suppliers located outside of Quebec, requiring regular communication with these partners.
We look forward to hearing from you and thank you for your interest. Only those candidates chosen for an interview will be contacted.
Consent Clause
Consent to the Use of Personal Information: By submitting your application, you consent to the collection, use, and storage of the personal information contained within your resume and application materials. This information will be used exclusively by Souvenir Avanti Inc. for recruitment purposes and to evaluate your candidacy for this position, in accordance with Law 25.