Adjointe exécutive ou adjoint exécutif

Description générale

Sous l’autorité de la direction générale, l’adjointe exécutive ou l’adjoint exécutif a les responsabilités suivantes :

• Assure un soutien administratif, organisationnel et stratégique à la direction générale, au secrétariat général et à la présidence du Conseil.
• Organise, coordonne et assure le suivi des activités administratives liées aux fonctions de gouvernance et de direction du Conseil.
• Planifie et coordonne la logistique ainsi que la préparation des réunions du conseil d’administration, du comité exécutif, du comité de direction et d’autres instances internes ou externes auxquelles participent la direction générale ou la présidence.
• Veille à la qualité, à la conformité et à la confidentialité des documents et des informations traités dans le cadre de ses fonctions.
• Agit comme personne-ressource auprès des directions et des directions adjointes et contribue à la réalisation de mandats spéciaux soutenant les objectifs organisationnels du Conseil.

Principales responsabilités

Soutien à la direction générale

• Assure l’organisation de l’ensemble des activités administratives de la direction générale.
• Gère et tient à jour l’agenda de la direction générale, du secrétariat général et de la présidence du Conseil.
• Reçoit, filtre et traite les courriels, correspondances et appels destinés à la direction générale et assure les suivis appropriés.
• Prépare des projets de réponse, assure le suivi des dossiers et veille à l’exécution des décisions prises par la direction générale.
• Coordonne et assure le suivi des invitations adressées à la direction générale pour assister à des événements culturels, rencontres ou représentations et prend en charge les démarches nécessaires, incluant la billetterie lorsque requis.
• Propose, révise, valide et corrige les documents soumis par la direction générale et s’assure de leur qualité et de leur conformité.
• Produit les rapports de dépenses de la direction générale et, au besoin, d.autres directions.
• Maintient à jour les systèmes de classement, les listes de contacts et les outils de référence nécessaires au bon fonctionnement du bureau de la direction générale.
• Anticipe les besoins de la direction générale et fournit un soutien professionnel et administratif favorisant l’efficacité des opérations.

Gouvernance et soutien aux comités

• Coordonne la planification et l’organisation des réunions des différentes instances de gouvernance du Conseil, notamment le conseil d’administration, le comité exécutif, le comité de gouvernance et de nominations, les présidences de comités sectoriels ainsi que les conseils d’administration externes, le cas échéant.
• Convoque les réunions, prépare la documentation requise et coordonne la diffusion des dossiers aux personnes concernées.
• Prépare les ordres du jour, les rapports de la direction générale, des directions concernées et de la présidence, en collaboration avec les personnes responsables.
• Assure la logistique des rencontres et veille à la disponibilité et au bon fonctionnement des équipements nécessaires.
• Assiste aux réunions lorsque requis, rédige les procès-verbaux, assure la prise de notes et effectue les suivis nécessaires auprès des directions concernées.
• Élabore et maintient à jour le calendrier annuel des rencontres de gouvernance en collaboration avec les directions.
• Assure la gestion documentaire des dossiers de gouvernance conformément aux politiques et au calendrier de conservation en vigueur.
• Effectue le suivi administratif des mandats des membres et assure les communications requises avec les instances municipales concernées.

Coordination organisationnelle et mandats spéciaux

• Coordonne l’organisation des réunions du comité de direction, des réunions d’équipe et de tout autre comité impliquant la direction générale ou la présidence.
• Planifie les salles, les équipements, les repas et toute autre ressource nécessaire à la tenue des rencontres.
• Assure la prise de notes et le suivi des actions découlant de ces rencontres.
• Contribue à la réalisation de projets spéciaux et de mandats ponctuels confiés par la direction générale.
• Participe à l’organisation d’événements institutionnels du Conseil, notamment la préparation du Grand Prix du Conseil.
• Apporte un soutien administratif à la direction générale et à la présidence dans le cadre de leurs suivis de sollicitation et de développement philanthropique.
• Veille au respect de la confidentialité des informations et des dossiers traités dans l’exercice de ses fonctions.
• Participe à la coordination du plan d’action lié au plan stratégique de l’organisation sur la plateforme Planivore (rôle d’administration: gestion des accès, aide à l’équipe, mise à jour, tableaux de bord, etc.)

Profil recherché

Formation et expérience

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou toute autre formation pertinente reconnue.
• Minimum de cinq années d’expérience pertinente dans des fonctions similaires auprès de cadres supérieurs ou de directions générales.
• Excellente maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Teams, Loop, SharePoint).
• Bonne maîtrise des logiciels de traitement de texte et d’Adobe Acrobat Pro.
• Connaissance du logiciel Panorama ou d’un logiciel de gouvernance comparable, un atout.
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit ainsi qu’une bonne connaissance de l’anglais.

Compétences et qualités recherchées

• Capacité d’anticipation, de planification et d’organisation.
• Excellentes habiletés rédactionnelles et de communication.
• Rigueur, méthode et souci du détail.
• Sens des responsabilités et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Capacité à travailler avec des informations sensibles et confidentielles.
• Diplomatie, tact et courtoisie dans les relations interpersonnelles.
• Autonomie, jugement et débrouillardise.
• Loyauté, discrétion et professionnalisme.
• Intérêt pour le milieu artistique, culturel et municipal montréalais.

Ce que l’organisation offre

• Un rôle clé au cœur d’une organisation culturelle reconnue, en transformation et porteuse de sens.
• Un mandat stimulant dans un contexte de structuration, de consolidation et de changement.
• Une collaboration étroite avec une équipe engagée et des partenaires internes et externes mobilisés.
• Des assurances collectives dès l’entrée en poste, un REER avec contribution de l’employeur après un an, jusqu’à 10 journées de maladie, 15 jours fériés payés, 3 semaines de vacances.
• Mode de travail hybride (actuellement 2 jours de présence obligatoire par semaine au bureau, avec une présence accrue pouvant aller jusqu’à 4 jours pendant la période d’intégration).

Processus de mise en candidature

Pour toute question concernant le processus de sélection, les personnes intéressées sont invitées à communiquer avec l’équipe responsable du recrutement : Alejandra Suarez [email protected] . Les candidatures reçues seront examinées avec rigueur et confidentialité. L’organisation souhaite mener un processus structuré, humain et aligné avec ses valeurs.