Description
Description de l’entreprise
Shine+ Leadership est une organisation de développement du leadership et de coaching basée à Montréal qui offre du coaching exécutif, des programmes de leadership, des retraites et une communauté mondiale pour les leaders. L’organisation soutient les professionnels et les équipes qui souhaitent renforcer leurs compétences en leadership, améliorer la collaboration et favoriser une croissance durable.
Description du poste
Nous recherchons un(e) coordonnateur(trice) des opérations administratives pour coordonner les activités administratives et opérationnelles quotidiennes de l’organisation, et veiller au bon fonctionnement des systèmes internes et des processus organisationnels.
L’organisation œuvre dans le domaine du développement du leadership et de la croissance professionnelle, et ce poste soutient les processus administratifs liés aux programmes de coaching, à l’expérience des membres et aux événements.
Responsabilités
- Superviser et coordonner les procédures administratives et examiner, évaluer et mettre en œuvre de nouvelles procédures afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle et organisationnelle
- Organiser les priorités de travail et veiller au respect des échéances pour les activités organisationnelles en cours
- Maintenir les dossiers administratifs, la documentation opérationnelle et les systèmes internes de suivi
- Effectuer des analyses et superviser les opérations administratives liées à la budgétisation, aux contrats ainsi qu’aux processus de planification et de gestion de projets
- Coordonner les processus opérationnels quotidiens et assurer une communication efficace entre les différentes activités de l’organisation
- Gérer les outils opérationnels, les plateformes numériques et les systèmes internes soutenant les activités de l’organisation
- Coordonner les processus administratifs liés aux adhésions et à la facturation
- Collaborer à la préparation logistique des programmes, des événements et des autres activités de l’organisation
- Compiler des données opérationnelles et préparer des rapports périodiques, des résumés et de la documentation
- Assurer la liaison avec les clients, les membres, et les partenaires externes afin de soutenir la coordination liée aux programmes, aux événements et aux activités de l’organisation.
Compétences
- Solides compétences organisationnelles et de coordination administrative
- Capacité à gérer plusieurs tâches et à établir efficacement les priorités
- Grande attention aux détails, sens de l’exactitude et capacités de résolution de problèmes
- Capacité à coordonner des processus administratifs à l’échelle de l’organisation
- Expérience en opérations administratives au sein d’organisations offrant des programmes ou des services aux clients (par exemple : développement du leadership conscient, développement professionnel, communautés basées sur l’adhésion)
- Expérience dans la coordination de procédures administratives à l’aide de systèmes et d’outils numériques (par exemple Google Workspace tels que Docs, Sheets et Drive)
- Expérience avec des systèmes de paiement et de facturation tels que Stripe ou PayPal
- Capacité à préparer des documents opérationnels et des présentations à l’aide d’outils tels que Canva
- Expérience dans l’utilisation d’outils d’intelligence artificielle pour améliorer l’efficacité opérationnelle, la documentation et les flux de travail administratifs
- Expérience dans la préparation logistique ou la coordination de programmes, d’ateliers ou d’événements
- Capacité à travailler de manière autonome et collaborative
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale
- Excellentes aptitudes relationnelles, Intégrité et jugement professionnel
Formation
Baccalauréat ou diplôme universitaire supérieur en administration, gestion, sciences sociales ou dans un domaine connexe. Une expérience professionnelle équivalente pourra être considérée.
Une maîtrise est considérée comme un atout.
Expérience
Minimum de 3 ans d’expérience dans la coordination de procédures administratives, la gestion de flux de travail opérationnels et le soutien à la mise en œuvre ou à l’amélioration de processus organisationnels internes.
Une expérience de soutien aux activités administratives et opérationnelles au sein d’organisations de développement du leadership et de coaching est considérée comme un atout important.
Langues
De solides compétences en communication écrite et verbale en anglais sont requises afin de communiquer avec les clients et les collaborateurs.
Une capacité professionnelle de base en français pour communiquer dans un environnement de travail québécois est un atout.
Veuillez soumettre votre CV ainsi qu’une lettre de motivation décrivant votre expérience dans la coordination de procédures administratives. Dans votre lettre, veuillez brièvement décrire un processus administratif que vous avez coordonné ou amélioré au sein d’une organisation basée sur des programmes ou offrant des services aux clients (p. ex. organisations de développement du leadership, de coaching ou de communautés d’adhésion), en indiquant les outils ou systèmes utilisés. Seules les candidatures répondant clairement aux informations demandées seront prises en considération.
Coordonnées : [email protected]
Nom de l’entreprise : 9432-5859 Québec Inc
Lieu de travail : Montréal, Québec (mode hybride)
Adresse de l’entreprise : 414 Charon St, Montréal, QC H3K2P2
Type de poste : Permanent
Horaire de travail : Temps plein (30 heures par semaine)
Salaire horaire : 35 $ par heure
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Company Description
Shine+ Leadership is a Montréal-based leadership development and coaching organization that offers executive coaching, leadership programs, retreats, and a global community for leaders. The organization supports professionals and teams seeking to strengthen leadership skills, improve collaboration, and foster sustainable growth.
Job Description
We are seeking an Administrative Operations Coordinator to coordinate the organization’s day-to-day administrative and operational activities and ensure that internal systems and organizational processes operate smoothly.
The organization operates in the field of leadership development and professional growth, and the role supports administrative processes related to coaching programs, member experiences, and events.
Responsibilities
- Oversee and coordinate administrative procedures and review, evaluate and implement new procedures to improve operational and organizational efficiency
- Organize work priorities and ensure deadlines are met for ongoing organizational activities
- Maintain administrative records, operational documentation, and internal tracking systems
- Conduct analyses and oversee administrative operations related to budgeting, contracting and project planning and management processes.
- Coordinate day-to-day operational processes and ensure effective communication across organizational activities
- Manage operational tools, digital platforms, and internal systems supporting organizational activities
- Coordinate administrative processes related to memberships and billing
- Assist in the logistical preparation for programs, events, and other organizational activities
- Assemble operational data and prepare periodic reports, summaries, and documentation
- Liaise with clients, members, and external partners to support coordination related to programs, events, and organizational activities.
Skills
- Strong organizational and administrative coordination skills
- Ability to manage multiple tasks and prioritize work effectively
- Strong attention to detail, accuracy and problem-solving abilities
- Ability to coordinate administrative processes across the organization
- Experience in administrative operations in program-based or client-facing service organizations (e.g. conscious leadership development, professional development, membership-based communities)
- Experience coordinating administrative procedures using digital systems and tools (e.g. Google Workspace such as Docs, Sheets, Drive)
- Experience working with payment and billing systems such as Stripe or PayPal
- Ability to prepare operational documents and presentations using tools such as Canva
- Experience using AI tools to support operational efficiency, documentation, and administrative workflows.
- Experience supporting the logistical preparation or coordination of programs, workshops, or events.
- Ability to work independently and collaboratively
- Strong written and verbal communication skills
- Efficient interpersonal skills, Integrity and professional judgment
Education
Bachelor’s degree or higher in administration, management, social sciences, or a related field. Equivalent professional experience may be considered.
A Master’s degree is considered an asset.
Experience
Minimum 3 years of experience coordinating administrative procedures, managing operational workflows, and supporting the implementation or improvement of internal organizational processes.
Experience supporting administrative and operational activities within leadership development and coaching organizations is considered a strong asset.
Languages
Strong written and verbal communication skills in English are required to communicate with clients and collaborators.
Basic professional ability in French to communicate in a Québec work environment is considered an asset.
Please submit your CV and a cover letter outlining your experience coordinating administrative procedures. In your cover letter, briefly describe an administrative process you coordinated or improved within a program-based or client-facing organization (e.g., leadership development, coaching, or membership-based organizations), including the tools or systems used.
Only applications that clearly address the requested information will be considered.
Contact information: [email protected]
Company name: 9432-5859 Quebec Inc
Location of work: Montréal, Québec (Hybrid)
Business address: 414 Charon St, Montreal, QC H3K2P2
Position type: Permanent
Work schedule: Full-time (30 hours per week)
Hourly wage: $35 per hour