First Capital REIT
Published
October 1, 2021
Location
RDC 113, 7600 Boulevard Viau, Montreal, Quebec, Canada
Category
Job Type

Description

First Capital [TSX: FCR.UN] is a leading owner, operator, and developer of mixed-use real estate located in Canada’s most densely populated cities. First Capital’s focus is on creating thriving urban neighbourhoods to generate value for businesses, residents, communities and our investors.  We strive for performance excellence at our properties and new developments, creating healthy and sustainable urban neighbourhoods.  As one of the Greater Toronto Area’s top employers, we foster a vibrant corporate culture that ensures equal opportunity and well-being for all employees in a dynamic and rewarding workplace.

SUMMARY:
Greets and directs all guests and visitors, onboarding new hires, assists with invoice/coding, budgets, and any special projects.

PRIMARY RESPONSIBILITIES:
• Responds to incoming calls, directs callers to the proper individual/department and/or responds to inquiries.
• Sorts and distributes incoming mail, and interoffice mail. • Manages security access card system; ensures documentation is current and accurate.
• Fire Safety and Emergency; facilitates the training and drills and is part of the Health and Safety committee team.
• Handles the ordering of all office supplies
• Organizes monthly lunches for the staff and ensures coffee and beverages are stocked.
• Handles all maintenance issues within the office (electrical or plumbing)
• Coordinates with department heads and managers regarding space planning or new employee setup.
• Updates office floor plans and health and safety plans
• Organizes the new hire packages for all employees
• Other projects, as requested

KNOWLEDGE, EXPERIENCE & SKILLS:
Required level of education and job-related of experience.
• High school education with at least 2 years of customer service experience.

Specific Skills:
• Pleasant and professional with strong communication skills
• Good working knowledge of MS Office (Excel, PowerPoint, Word, and Outlook)
• Ability to prioritize and multitask
• Detail oriented & organized

Excellent compensation commensurate with experience and full benefit package. Successful applicants will be subject to a background check.

Our people are what makes us different. At First Capital we are committed to workplace diversity and inclusion within our organization, therefore, we encourage all qualified persons from all backgrounds to apply. Accommodations are available, upon request, to all applicants with disabilities throughout our hiring process.

SOMMAIRE :
Accueillir et orienter tous les invités et visiteurs, accueillir les nouveaux employés, aider à la facturation/référencement, aux budgets et à tout projet spécial.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :
• Répondre aux appels entrants, les acheminer vers la personne ou le service approprié et/ou répondre aux demandes de renseignements.
• Trier et distribuer le courrier entrant et le courrier interne.
• Gérer le système de cartes d’accès sécurisé ; s’assurer que la documentation est à jour et précise.
• Sécurité incendie et urgences ; participe à la formation et aux entraînements et est membre de l’équipe du comité de santé et de sécurité.
• Assurer la commande de toutes les fournitures de bureau.
• Organiser des déjeuners mensuels pour le personnel et s’assurer que le café et les boissons sont bien approvisionnés.
• Traiter tous les problèmes d’entretien du bureau (électricité ou plomberie).
• Assurer la coordination avec les chefs de service et les gestionnaires concernant l’aménagement de l’espace ou l’installation des nouveaux employés.
• Actualiser les plans d’étage des bureaux et les plans de santé et de sécurité.
• Organiser les trousses d’accueil pour les nouveaux employés.
• Autres projets, selon les besoins.

QUALIFICATIONS, EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES :
Niveau d’études et d’expérience professionnelle requis dans un domaine similaire.
• Formation de niveau secondaire avec au moins 2 ans d’expérience dans le service à la clientèle.

Compétences spécifiques :
• Agréable et professionnel avec des capacités de communication solides
• Bonne connaissance pratique de la suite MS Office (Excel, PowerPoint, Word et Outlook)
• Capacité à hiérarchiser les priorités et à accomplir plusieurs tâches à la fois
• Soucieux du détail et organisé

Excellente rémunération en fonction de l'expérience et gamme complète d'avantages sociaux. Les candidats retenus seront soumis à une vérification des antécédents.

Notre personnel fait notre différence. Au sein de First Capital, nous nous engageons en faveur de la diversité et de l'inclusion sur le lieu de travail. Nous encourageons ainsi toutes les personnes qualifiées provenant de tout horizon à présenter leur candidature. Au cours de notre processus d'embauche, des accommodements sont possibles sur demande pour tout candidat en situation de handicap.

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