Maples Group
Published
September 1, 2022
Location
2000 McGill College Ave Suite 2050, Montreal, Quebec H3A 3H3, Canada, Montreal, Quebec, Canada, Canada
Category
Job Type

Description

Position: HR Administrator
Location: Montreal, Canada

The Maples Group has operated in Montreal since 2009. The Group is a standard bearer in financial services, trusted by many of the world’s largest hedge fund managers, private asset firms and international corporations. In 2022, the Group was again recognized as one of Montreal's Top Employers by the publisher of Canada's Top 100 Employers list.

Our distinction flows from our carefully curated team: 2,000+ professionals characterised by tenacity, ethics and exacting excellence. We hire smart and sharpen smarter, arming talent with best-in-class resources and skills. With 18 locations across the Americas, Asia, Europe and the Middle East, our international presence offers a unique springboard for career development and cross-cultural immersion. Our side-by-side financial and legal services are similarly ripe for interdisciplinary learning and growth.

The Maples Group looks to add a Montreal, Canada - based HR Administrator to our team and invites eager and qualified candidates to apply. We are committed to diversity, inclusion and equality of opportunity as we attract, retain and develop world-class talent.

 

Who We Seek

Our merit-based culture suits professionals in pursuit of boundless careers and lives. Beyond their acumen, team members are collaborative and conscientious, bringing a healthy sense of drive and purpose to each interaction and to all aspects of their work.

 

About the Role

The HR Administrator reports to the HR Shared Services Manager and is responsible for assisting the HR team in providing an effective global HR function. Its tactical responsibilities feed one larger objective: to ensure the proper and timely delivery of all HR Operations functions from onboarding to off-boarding following all internal and global regulations and continuously improving HR related processes. Primary responsibilities include:

  • creating a pleasant working environment through employee relations activities, committees and communication and act as point of contact to global employees;
  • assist the Talent Acquisition team with posting job ads on various platforms;
  • fielding issues and enquiries for the HR team;
  • processing all recruitment requests in an effective and efficient manner and be aware of all MaplesFS Group recruiting initiatives;
  • coordinating the joiner and leaver process;
  • coordinating relocation of overseas employees;
  • monitoring of probation meetings;
  • administer the engagement survey system;
  • administering and monitoring of absences;
  • coordinating the immigration process;
  • administering and monitoring of employee benefits and coordinating changes;
  • monitoring new hire induction programs;
  • preparation of general documentation and reports;
  • ensuring and maintaining all required data in the HRIS is accurate and entered in a timely manner;
  • monitoring timely and accurate update of personnel records (personnel details, position, salary, appraisal outcomes, leave records, training and awards);
  • assisting with the coordination of employee orientation training;
  • acting in accordance with legal, regulatory and internal risk management requirements, including complying with policies and procedures;
  • managing sensitive and confidential matters and protecting the security of information, data and files;
  • providing assistance with HR projects. 

 

What You Bring

In addition to indisputably high ethical standards and autonomy, the ideal candidate possesses the following:

  • being effective in planning and organising work, showing an ability to meet deadlines;
  • demonstrating a high productivity level in work through time and cost control;
  • assisting with the generation and implementation of new ideas to improve efficiencies
  • up to date knowledge of recruitment, immigration process and labour laws;
  • attention to detail and analytically driven;
  • be a team player;
  • excellent verbal and written communication skills;
  • bilingual (English and French);
  • have HR Generalist experience.

 

Benefits & Rewards

The most enduring professional relationships are reciprocal relationships. The Maples Group prioritizes employee health and wellbeing. Depending on your location, we offer a range of benefits, including:

  • Comprehensive health coverage (medical, dental and optical)
  • Competitive vacation packages
  • Educational assistance and professional development programmes
  • Savings or pension plan
  • Life insurance
  • Travel insurance
  • Global mental wellness programme
  • Sports clubs and social events

 

About the Maples Group

Over five decades, the Maples Group has grown from modest beginnings into one of the world's preeminent professional services firms, offering specialised fiduciary, fund administration, regulatory and compliance, entity formation and management and legal services on the laws of the British Virgin Islands, the Cayman Islands, Ireland, Jersey and Luxembourg.

You can learn more about the Maples Group on our corporate website. Experience our culture and our people on our Careers Page or on LinkedIn.

Disclaimer: All personal information collected during the application process will be used for recruitment-related purposes only. Please refer to our Job Applicant Privacy Notice at maples.com/privacy for details on how we handle personal information relating to job applicants.

 

Poste : Administrateur des ressources humaines
Emplacement : Montréal, Canada

Le Groupe Maples est un porte-étendard des services financiers et juridiques auquel font confiance de nombreux gestionnaires de fonds de couverture, sociétés de capital-investissement et entreprises internationales parmi les plus importants au monde.

Notre distinction est établie grâce à notre équipe soigneusement formée : plus de 2 000 professionnels qui font preuve de ténacité, d’éthique et d’excellence. Nous recrutons des personnes intelligentes et perfectionnons leurs talents en fournissant les meilleures ressources et en développant leurs compétences. Répartie dans 18 emplacements en Amérique, en Asie, en Europe et au Moyen-Orient, notre présence internationale offre un tremplin unique pour le développement de carrière et l’immersion interculturelle. Nos services financiers et juridiques sont également favorables à l’apprentissage et à la croissance interdisciplinaires.

Le Groupe Maples cherche à ajouter un administrateur des ressources humaines à son équipe à Montréal et invite les candidats enthousiastes et qualifiés à poser leur candidature. Nous nous engageons à favoriser la diversité, l’inclusion et l’égalité des chances en attirant, en maintenant en poste et en perfectionnant des talents de classe mondiale.

 

Candidats recherchés

Notre culture axée sur le mérite convient aux professionnels en quête d’une carrière et d’une vie sans limites. En plus de leur expertise, les membres de l’équipe sont coopératifs et consciencieux. Ils possèdent une grande motivation et se fixent des buts à atteindre, ce qui se reflète dans chaque interaction et tous les aspects de leur travail.

 

À propos du poste

L’administrateur des ressources humaines relève du gestionnaire des services partagés des RH et est chargé d’aider l’équipe des RH à assurer un fonctionnement efficace des RH à l’échelle mondiale. Ses responsabilités tactiques alimentent un objectif plus global : garantir la mise en œuvre adéquate et opportune de toutes les fonctions des opérations des RH, de l’intégration à la gestion des départs, en respectant toutes les réglementations internes et à l’échelle mondiale et en améliorant continuellement les processus liés aux RH. Les principales responsabilités du candidat retenu seront les suivantes :

  • créer un environnement de travail agréable au moyen d’activités, de comités et de communications de relations avec les employés et servir de personne-ressource aux employés à l’échelle mondiale;
  • répondre aux questions et aux demandes de l’équipe des RH;
  • aider l’équipe d’attraction de talents à publier des offres d’emploi sur diverses plateformes;
  • traiter toutes les demandes de recrutement de manière efficace et efficiente et être au courant de toutes les initiatives de recrutement du groupe MaplesFS;
  • coordonner le processus d’entrée et de sortie;
  • coordonner la réinstallation des employés à l’étranger;
  • assurer le suivi des réunions de probation;
  • administrer le système de sondage sur l’engagement;
  • administrer les absences et en assurer le suivi;
  • coordonner le processus d’immigration;
  • administrer les avantages sociaux des employés, en assurer le suivi et en coordonner les changements;
  • assurer le suivi des programmes d’insertion des nouveaux employés;
  • préparer la documentation et les rapports généraux;
  • assurer et maintenir l’exactitude et la saisie en temps utile de toutes les données requises dans le système d’information sur les ressources humaines;
  • assurer une mise à jour rapide et précise des dossiers du personnel (détails du personnel, poste, salaire, résultats des évaluations, relevés de congés, formation et récompenses);
  • contribuer à la coordination de la formation d’orientation des employés;
  • agir conformément aux exigences légales, réglementaires et internes en matière de gestion des risques, notamment en se conformant aux politiques et procédures;
  • gérer les questions sensibles et confidentielles et protéger la sécurité des renseignements, des données et des fichiers;
  • fournir de l’aide pour les projets de ressources humaines.

 

Votre contribution

En plus d’une autonomie et de normes en matière d’éthique incontestablement élevées, le candidat idéal possédera les caractéristiques suivantes :

  • être efficace dans la planification et l’organisation du travail, montrer une capacité à respecter les délais;
  • démontrer un niveau de productivité élevé dans le travail par la maîtrise du temps et des coûts;
  • contribuer à la génération et à la mise en œuvre de nouvelles idées pour améliorer l’efficacité;
  • avoir une connaissance à jour des lois relatives au recrutement, au processus d’immigration et au travail;
  • être porté sur les détails et l’analyse;
  • avoir l’esprit d’équipe;
  • avoir d’excellentes aptitudes à la communication verbale et écrite;
  • être bilingue (anglais et français);
  • avoir une expérience de généraliste en ressources humaines.

 

Avantages sociaux et récompenses

Les relations professionnelles les plus durables sont les relations réciproques. Le Groupe Maples accorde la priorité à la santé et au bien-être des employés. Selon votre lieu de résidence, nous vous offrons une gamme d’avantages sociaux, notamment :

  • une protection complète en matière de santé (soins médicaux, soins dentaires et soins de la vue);
  • des offres de vacances compétitives;
  • des programmes d’aide à l’éducation et de perfectionnement professionnel;
  • un régime de pension ou d’épargne;
  • une assurance vie;
  • une assurance voyage;
  • un programme global de bien-être mental;
  • des clubs sportifs et des événements sociaux.

 

À propos du Groupe Maples

Depuis ses débuts modestes, le Groupe Maples est devenu, en cinq décennies, l’une des plus importantes entreprises de services professionnels au monde, offrant des services spécialisés de fiduciaire, d’administration de fonds, de réglementation et de conformité, de formation et de gestion des entités ainsi que des services juridiques sur les lois des îles Vierges britanniques, des îles Caïmans, de l’Irlande, de Jersey et du Luxembourg.

Vous pouvez en savoir plus sur le Groupe Maples sur notre site Web d’entreprise. Découvrez notre culture et notre équipe sur notre page Carrières ou sur LinkedIn.

Clause de non-responsabilité : tous les renseignements personnels recueillis au cours du processus de candidature seront utilisés uniquement aux fins de recrutement. Veuillez consulter notre avis sur la protection de la vie privée des candidats à un emploi à l’adresse maples.com/privacy pour en savoir plus sur la manière dont nous gérons les renseignements personnels des candidats à un emploi.

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