Gestionnaire d’administration/Manager, Administration

*The English version will follow

Gestionnaire d’administration

Titre : Gestionnaire d’administration

Lieu de travail : Hybride, basé à Montréal

Échelle salariale : 65 000 $ à 80 000 $ par année selon les compétences et l'expérience.

Contrat : temps plein, remplacement d'un congé parental d'un an

Historique de l'Association canadienne des sages-femmes

L'Association canadienne des sages-femmes (ACSF) est l'association professionnelle nationale qui représente les sages-femmes et la profession de sage-femme au Canada. Notre travail vise à assurer un accès plus équitable à des services de sage-femme de haute qualité en matière de sexualité, de reproduction et de soins aux nouveau-nés au Canada et dans le monde. Pour y parvenir, nous travaillons en partenariat avec le National Council of Indigenous Midwives (NCIM), les associations de sages-femmes, les sages-femmes et les parties prenantes concernées.

La mission du National Council of Indigenous Midwives (NCIM) est de promouvoir l'excellence dans les soins de santé reproductive pour les communautés des Premières nations, des Inuits et des Métis. Le NCIM plaide pour le rétablissement de la formation des sages-femmes, la prestation de services de sage-femme et le choix du lieu de naissance pour toutes les communautés autochtones, conformément à la Déclaration des Nations unies sur les droits des peuples autochtones.

Les deux organisations sont gérées de façon autonome, mais partagent des locaux et des ressources. Elles sont toutes deux dotées d'une équipe de personnes passionnées qui se consacrent au soutien des sages-femmes et de la profession de sage-femme au Canada et dans le monde entier.

Avantages de travailler avec l’ACSF

• Salaire et congés compétitifs, y compris les congés payés pour les fêtes de fin d'année,
• Programme de soins de santé pour les employés : soins dentaires, médicaux, paramédicaux, assurance-vie (certaines exceptions peuvent s'appliquer) et services du Programme d'aide aux employés,
• Arrangement de travail hybride flexible (domicile/bureau de Montréal),
• Accès à un espace de bureau partagé et lumineux dans un endroit central de Montréal, selon les besoins.
• Excellente atmosphère d'équipe favorisant l'équilibre entre le travail et la vie privée.

Nous encourageons les candidatures provenant de tous les milieux et de toutes les communautés. Nous sommes déterminés à avoir une équipe composée de compétences, d'expériences et d'aptitudes diverses.

Résumé du poste

Le/la Gestionnaire d’administration est responsable de la supervision d’administration administratives et des ressources humaines de l'Association canadienne des sages-femmes, tout en soutenant les fonctions administratives des NCIM. Le rôle comprend la supervision des fonctions quotidiennes du département administratif et la direction d’une équipe de personnel administratif. Le/la Gestionnaire d’administration rend compte à la directrice général.

Le ou la candidat(e) retenu(e) aura de solides compétences interpersonnelles, aura le sens du détail et démontrera sa capacité à s'assurer que les politiques et les processus organisationnels reflètent les valeurs du CAM en théorie et en pratique. L’ACSF recherche un(e) candidat(e) qui appréciera la variété des tâches offertes par ce poste et contribuera à un environnement de travail axé sur les valeurs, garantissant des niveaux élevés d'efficacité et de communication au sein de l'organisation.

Fonctions et responsabilités principales

Fonctionnement

• Identifier, développer et mettre en œuvre des améliorations aux processus, procédures et politiques opérationnels qui reflètent les valeurs et les priorités de l’ACSF; s'assurer que les processus sont mis en œuvre de manière appropriée et avantageuse.
• Former et soutenir régulièrement le personnel dans l'application des politiques et procédures.
• Soutenir le conseil d'administration dans l'élaboration de politiques et de procédures de gouvernance.
• Participer à des projets spéciaux qui demandent un soutien opérationnel, le cas échéant.

Ressources humaines

• Gérer une équipe de collaborateurs directs en organisant et en coordonnant les tâches administratives afin d'apporter un soutien à tous les départements.
• Soutenir le recrutement, la sélection, l'orientation et la formation des nouveaux employés et veiller à ce que toutes les procédures d'embauche pertinentes soient respectées.
• Superviser l'organisation des activités du personnel, des formations et des événements de renforcement de l'esprit d'équipe.
• Réviser et mettre à jour régulièrement le manuel de l'employé en y intégrant les politiques les plus récentes.
• Soutenir les responsables des départements dans la mise en œuvre des politiques de ressources humaines et veiller au respect des politiques et des procédures.

Gestion financière

• Élaborer et superviser le budget et les prévisions de l'administration générale ; procéder à une analyse coûts-avantages pour promouvoir l'efficacité de l'organisation.
• Contribuer à l'élaboration des budgets des projets mondiaux et nationaux et contrôler les dépenses administratives ; ajuster les dépenses et formuler des recommandations si nécessaire.
• Vérifier l'exactitude de toutes les dépenses de l'administration générale ; affecter les coûts aux projets pertinents, le cas échéant.

Gestion des bureaux 

• Contact principal avec le propriétaire du bureau et la gestion des installations, ainsi qu'avec tous les fournisseurs du bureau.
• Négocier et acheter l'équipement, les licences et les services supplémentaires nécessaires pour atteindre les objectifs de l’ACSF. Évaluer de manière proactive les ensembles de services afin d'identifier les possibilités de réduction des coûts et d'amélioration de la qualité.
• Gérer et suivre l'inventaire des biens de bureau.
• Planifier l'attribution des espaces, les aménagements, les rénovations et les déménagements, le cas échéant.
• Veiller à ce que les mesures de sécurité du bureau soient en place et à jour.

Support informatique

• Assumer le rôle de point de contact principal pour l'assistance informatique externalisée et aider les employés qui recherchent une assistance afin de garantir une résolution rapide des problèmes.
• Administrer Microsoft 365 pour l'organisation.
• Fournir des solutions informatiques pour le travail à distance et développer des systèmes informatiques accessibles à l'étranger.

Caractéristiques personnelles

• Démontrer de solides compétences en matière de relations interpersonnelles et de service à la clientèle.
• Faire preuve d'un excellent sens de l'organisation et d'un grand souci du détail.
• Être capable de prendre des initiatives et de résoudre des problèmes.
• Modéliser les valeurs de l'organisation.
• Avoir l'esprit du travail en équipe, aimer travailler au sein d'un groupe actif de personnes engagées, partager facilement des informations avec ses collègues, écouter et respecter les autres.
• Personne faisant preuve d'une grande maturité, d'honnêteté et de confiance.

Qualifications, compétences et connaissances requises

• Diplôme en administration, en ressources humaines ou dans une discipline pertinente
• Cinq (5) ans d'expérience en matière de gestion et d'administration dans un environnement de bureau
• Expérience en ressources humaines dans la gestion du cycle de vie des employés
• Expérience de travail dans une organisation à but non lucratif.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite
• Bilingue en anglais et en français (oral et écrit) *.
• Véritable capacité de gérer des tâches complexes et à établir des priorités entre des demandes concurrentes afin de respecter les délais.
• Solides compétences en matière d'exécution et de prise de décision, dans le meilleur intérêt de l'organisation.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint).
• Connaissance et compréhension de la gestion informatique et des services en nuage.

*Le bureau de l’ACSF est un environnement de travail bilingue, mais de solides compétences verbales et écrites en anglais sont indispensables pour ce poste, car la plupart des communications avec le conseil d'administration et d'autres organisations membres nationales et internationales se font en anglais.

Conditions de travail et lieu de travail

• Couverture d'un congé parental d'un an ; temps plein 35 heures par semaine.
• Environnement de travail hybride ; basé à Montréal.

Applications

Veuillez suivre les instructions suivantes :

• Envoyez votre CV et une lettre de motivation dans un seul document PDF et assurez-vous que vos nom et prénom ainsi que les lettres " GestionnaireAdministration" sont inclues dans le nom du fichier. Les candidatures sans lettre de motivation ne seront pas examinées.
• Envoyez votre document PDF par courrier électronique avec le sujet " Application Gestionnaire d’administration" à [email protected]
• Les candidatures seront examinées au fur et à mesure de leur réception.

Manager, Administration

Title: Manager, Administration

Location: Hybrid, Montréal based

Salary Range: $65,000 to $80,000 per annum based on skills and experience.

Contract: Full Time 1-year parental leave replacement

Background

The Canadian Association of Midwives (CAM) is the national professional association representing midwives and the profession of midwifery in Canada. Our work is focused on ensuring more equitable access to high-quality sexual, reproductive, and newborn midwifery services in Canada and globally. To achieve this, we work in partnership with the National Council of Indigenous Midwives (NCIM), midwifery associations, midwives, and relevant stakeholders.

The National Council of Indigenous Midwives’ (NCIM) mission is to promote excellence in reproductive health care for First Nations, Inuit and Métis communities. NCIM advocates for the restoration of midwifery education, the provision of midwifery services, and choice of birthplace for all Indigenous communities consistent with the U.N. Declaration on the Rights of Indigenous Peoples.

Both organizations are governed autonomously but share office space and resources and both are staffed by a passionate team of individuals dedicated to providing support for midwives and the profession of midwifery across Canada and globally.

Benefits to Working with CAM

• Competitive salary and leave entitlements, including paid time for December holiday closure,
• Employee Health Benefits Program: dental, medical, paramedical, life insurance (certain exceptions may apply) and Employee Assistance Program services,
• Flexible hybrid work arrangement (home/Montreal office),
• Access to a bright, shared office space in a central location in Montreal as needed.
• Great team atmosphere promoting work-life balance.

We encourage applications from all backgrounds and communities and are committed to having a team that is made up of diverse skills, experiences, and abilities.

Job Summary

The Manager of Administration is responsible for overseeing the administrative and human resource operations at the Canadian Association of Midwives, while supporting the administrative functions of NCIM. The role includes overseeing the administration department’s day-to-day functions and leading a team of administrative staff. The Manager of Administration reports to the Executive Director.

The successful candidate will have sound interpersonal skills, be detail-oriented and demonstrate a capacity to ensure organizational policies and processes reflect the values of CAM in theory and in practice. CAM is seeking a candidate that will enjoy the variety of tasks that this role offers and will contribute to a values-driven work environment, ensuring high levels of organizational efficiency and communication.

Primary Duties and Responsibilities

Operational

• Identify, develop, and implement improvements to operations processes, procedures, and policies that reflect the values and priorities of CAM; ensure processes are being carried out in an appropriate, cost-effective way.
• Train and support staff in the application of policies and procedures on a regular basis.
• Support the Board of Directors in the development of governance policies and procedures.
• Participate in special projects requiring operational support, as required.

Human Resources

• Manage a team of direct reports in organizing and coordinating administration duties to provide support to all departments.
• Support the recruitment, selection, orientation, and training of new employees and ensure all relevant hiring processes are followed.
• Oversee the organization of staff activities, trainings, and team building events.
• Regularly review and update the Employee Handbook with up-to-date policies.
• Supports department managers in the implementation of Human Resources policies and ensure policies and procedures are followed.

Financial Management

• Develop and oversee the General Administration budget and forecast; engage in cost-benefit analysis to promote organizational efficiency.
• Provide input into the development of global and national project budgets and monitor administration expenditures; adjust spending and make recommendations as required.
• Review all General Administration expenses for accuracy; assign costs to relevant projects as appropriate.

Office Management

• Primary contact for the office landlord and facilities management and all office suppliers.
• Negotiate and purchase equipment, licenses, and additional services required to achieve the goals of CAM. Proactively evaluate service packages to identify opportunities for cost savings and quality improvements.
• Manage and track the inventory of office assets.
• Plan space allocations, layouts, renovations, and floor moves as required.
• Responsible for ensuring office safety measures are in place and up to date.

IT Support

• Assume the role of primary point of contact for outsourced IT support, and aid employees seeking support to ensure timely issue resolution.
• Administer Microsoft 365 for the organization.
• Provide IT solutions for remote work and develop IT systems that can be accessed overseas.

Personal Characteristics

• Demonstrate strong interpersonal and customer service skills.
• Demonstrate excellent organizational skills and attention to detail.
• Able to take initiative and problem-solve.
• Models the values of the organization.
• Team-focused, enjoys working as part of an active group of engaged individuals, sharing information readily with co-workers, and listening to and respecting others.
• A person who presents a high degree of maturity, honesty, and trust.

Qualifications, Skills and Knowledge Requirements

• Degree in Administration, Human Resources or relevant discipline
• Five (5) years of management experience and administrative experience in an office setting
• Human Resource experience managing the employee life cycle
• Experience working in a not-for-profit organization.
• Excellent verbal and written communication skills
• Bilingual in English and French (verbal and written) *
• Demonstrated ability to manage complex tasks and prioritize competing demands to meet deadlines.
• Strong execution and decision-making skills, with the best interest of the organization in mind.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel & PowerPoint).
• Knowledge and understanding of computer management and cloud services.

*The CAM office is a bilingual work environment, however strong English verbal and written skills are integral to this position as most communication with the Board of Directors and other national and international member organizations is conducted in English.

Working Conditions & Location

• 1-year parental leave coverage; full-time 35 hours per week.
• Hybrid work environment; Montreal based.

Applications 

Please follow these instructions:

• Send your CV and a cover letter in one PDF document and ensure that your first and last names and the letters “ManagerAdministration” are included in the file name. Applications without a cover letter will not be reviewed.
• Send your PDF by email with the subject “Manager Administration Application” to [email protected]
• Applications will be reviewed on a rolling basis.