IPEX Group of Companies
Published
November 15, 2022
Location
Montréal, Canada
Category
Job Type

Description

 

IPEX est l’un des principaux fournisseurs de systèmes intégrés de tuyauteries thermoplastiques en Amérique du Nord. Nous avons pour mission de bâtir un avenir meilleur en connectant les gens avec l’eau et l’énergie.

Nous avons présentement une excellente opportunité en tant que coordonnateur Admin et Comm, département TI. Ce rôle est basé à notre bureau de Montréal (île-des-Sœurs, Verdun) et relève du vice-président, Technologie de l’information.

Relevant du vice-président, Technologies de l’information, le coordonnateur des TI fournira un soutien administratif et de communication au vice-président et à l’équipe de direction des TI.

Ne manquez pas l’opportunité de joindre une grande famille de professionnels centrée sur les gens, leaders à l’esprit agile, entrepreneurs dans l’âme qui aiment défier le statu quo.

Description du poste

Nous sommes actuellement à la recherche d’un coordonnateur des TI qui fournira un soutien administratif et de communication efficace et professionnel aux membres de l’équipe de direction des TI. Il sera responsable d’aider à la révision ou à la rédaction de communiqués au nom du service des TI.

Le coordonnateur sera à l’aise pour interagir avec des personnes de tous les échelons et possédera d’excellentes compétences organisationnelles, interpersonnelles et de communication.

Activités principales

Fonctions administratives :

  • Effectuer la gestion quotidienne du calendrier (Outlook) et ajuster de manière proactive les horaires en fonction des priorités selon les différents fuseaux horaires. Communiquer de manière proactive les conflits d’horaires.
  • Coordonner les réunions et les conférences, tant localement qu’à distance, en négociant des contrats pour la préparation de tous les aspects logistiques nécessaires à la réunion – réservation de salles de conférence, organisation de conférences téléphoniques et d’appels Internet, équipement audiovisuel, restauration, voyages aériens pour les destinations nationales et internationales et réservations d’hôtel à l’aide du système SAP Concur, etc.
  • Travailler en collaboration avec les collègues du soutien administratif et opérationnel pour résoudre efficacement les problèmes quotidiens. Déterminer et mettre en œuvre les possibilités d’amélioration continue.
  • Préparer et soutenir les communications confidentielles et critiques, selon les besoins.
  • Assister les membres de l’équipe interne lors de leurs réunions de service, selon les besoins.
  • Construire et maintenir des organigrammes pour les différents services et tenir à jour la liste des employés contractuels.
  • Rédiger les annonces concernant les nouveaux employés et les faire publier en suivant les procédures établies.
  • Préparer les notes de frais et veiller à ce qu’elles soient soumises dans les délais.
  • Préparer des présentations, des rapports et des documents.

Fonctions de communication :

  • Participer à la rédaction, à l’édition et à la révision de communiqués aussi bien pour le service des TI que pour nos partenaires commerciaux. Les produits livrables comprennent des annonces, des points de discussion et plus encore.
  • Travailler de concert avec les membres de l’équipe organisationnelle pour harmoniser les documents et les plans de communications avec les processus de planification des services.
  • Coordonner les projets, les programmes et les événements.
  • S’assurer que l’ensemble du contenu reflète la marque IPEX et uniformiser le style, la qualité et le ton.

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IPEX is one of the North American leading providers of advanced plastic piping systems. Our mission is to craft a better tomorrow by connecting people with water and energy.

We currently have an exciting opportunity as Admin and Comm Coordinator, IT Department. This role is based in our Montreal location (Nuns’ Island, Verdun) and reports to the Vice President of Information Technology.

Reporting to the Vice-President of Information Technology you will provide administrative and communications support to the VP and the IT Management team.

Do not miss the opportunity to join a broad family of people-centric professionals, leaders with vision and rapid thinkers, entrepreneurs in spirit and status quo-fighters!

Job Summary

We are currently looking for an IT Coordinator who will provide efficient, and professional administrative and communications support to members of the leadership team of IT and will be responsible to assist in reviewing and/or drafting communiqués on behalf of the IT department.

The coordinator will be comfortable interacting with people at all levels and have excellent organizational, interpersonal and communication skills.

Principal Responsibilities

Administrative duties:

  • Conduct daily calendar management (Outlook) and proactively adjust schedules based on priorities based on different time zones. Proactively communicating schedule conflicts.
  • Coordinate meetings/conferences both locally and at remote locations, negotiating contracts to prepare for all logistics of meeting requirements – book conference rooms, set up web and conference calls, a/v equipment, catering, air travel for domestic and international locations and hotel reservations using SAP Concur system, etc.
  • Work collaboratively with administrative and operations support colleagues to efficiently resolve day-to-day issues. Identify and implement continuous improvement opportunities
  • Prepare and support confidential and critical communication, as assigned
  • Assist internal team members with their departmental meetings, as required
  • Build and maintain organizational charts for the various departments and keep track of list of contractual employees
  • Draft new employee announcements and get it published using established procedures
  • Prepare expense reports and ensure they are submitted timely
  • Prepare presentations, reports, and documents

Communication duties:

  • Chip in to the drafting, editing and revision of communique’s for the IT department and as well for our business partners. Deliverables include announcements, talking points and more.
  • Coordinate with organizational team members to align communications plans and materials with departmental planning processes.
  • Coordinate projects, programs and events.
  • Ensure all content reflects the IPEX brand, upholding consistency in style, quality, and tone of voice.

Requirements

Connaissances et compétences nécessaires

  • Minimum de 2 ans d’expérience en administration.
  • Expérience dans un environnement informatique, un atout.
  • Expérience de travail dans un environnement corporatif.
  • Capacité à travailler dans un environnement qui évolue rapidement et volonté d'apprendre à utiliser de nouveaux outils et applications.
  • Maîtrise de Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
  • Compétences en matière de rapports et de rédaction administrative.
  • Excellent sens de l’organisation avec une grande attention aux détails.
  • Curiosité marquée pour le domaine et volonté de se tenir au courant des nouvelles tendances en matière de technologies de l’information
  • Forte orientation vers le travail d'équipe et sens d'initiative
  • Capacité à travailler de manière autonome, posséder d’excellentes compétences organisationnelles et une éthique commerciale.
  • Aimer travailler dans un environnement stimulant et être animé par la volonté de surmonter les obstacles pour atteindre des objectifs définis.
  • Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de travail en équipe.
  • Parfaitement bilingue, français et anglais.

IPEX fait tout son possible pour répondre aux besoins d’accommodement des personnes handicapées durant tout le processus d’entrevue et, sur demande, collaborera avec les candidats qualifiés pour leur offrir des mesures d’accommodement convenables de façon à prendre en compte leurs besoins en matière d’accessibilité découlant de leur handicap. Les candidats participant à toutes les étapes du processus de sélection en vue d’un emploi à IPEX peuvent demander des mesures d’accommodement. Pour faire une demande, veuillez communiquer avec les RH à [email protected]

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Qualifications & Experience

  • Minimum of 2 years administrative experience
  • Experience in an IT environment, an asset.
  • Work experience in a corporate environment.
  • Ability to work in a rapidly changing environment and will to learn using new tools and applications.
  • Proficient in Microsoft Office including Word, Excel, PowerPoint and Outlook
  • Reporting Skills and Administrative Writing Skills
  • Excellent organizational skills with high attention to detail
  • An acute curiosity about the field and a will to keep up with the new Information Technology trends.
  • Strong teamwork skills and sense of initiative.
  • Ability to work autonomously, and possess excellent organizational skills and business ethics.
  • Enjoy working in an exciting environment and have the passion to overcome obstacles to reach defined goals.
  • Excellent interpersonal and teamwork skills.
  • Perfectly Bilingual, French & English.

IPEX is committed to providing accommodations for people with disabilities throughout the recruitment process and, upon request, will work with qualified job applicants to provide suitable accommodation in a manner that takes into account the applicant’s accessibility needs due to disability. Accommodation requests are available to candidates taking part in all aspects of the selection process for IPEX jobs. To request an accommodation, please contact HR at [email protected]

 

Only registered members can apply for jobs.

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