InterCan Solutions
Published
November 7, 2022
Location
Montreal, Canada
Job Type

Description

Our client is a unique caregiving company offering specialized services 24 hours a day, 7 days a week. Their vision is to redefine the standard of caregiving for individuals with exceptionalities.  They are constantly looking to expand our team of experts to provide care and create a safe and professional atmosphere.

Company operating name:

JMSW Group

Title of the position:

Administrative Assistant

Main duties:

We are looking for an administrative assistant to support the president and the team with day-to-day support. The duties include:

  • Manage internal and external correspondence.
  • Schedule appointments, maintain calendar and send reminders.
  • Prepare, edit, produce, and proofread materials, reports, presentations, or correspondence required by management.
  • Record and prepare minutes of meetings.
  • Answering incoming calls professionally and redirecting them where appropriate.
  • Arrange travel schedules and make reservations.
  • Order office supplies and maintain inventory.
  • Set up and maintain manual and computerized filing system for letters, reports, minutes, and any other documents (both electronic and physical).
  • Scanning of documents and receipts and digital filing on platform.
  • Screen, reply and direct president’s emails and distribute correspondence.
  • Run errands for the president as needed.

Required skills:

  • Minimum 1 year of experience in secretarial work is an asset
  • Completion of High School or equivalent

Language requirements:

  • French and English knowledge is a must

Terms of Employment, Wage and working hours:

Full-time permanent position (35 hours)

Day shift

Hourly wage of $18.00 - $20.00 an hour (based on experience)

Benefits package:

2 weeks of vacation per year as per the Quebec Law.

_______________________________________________

Notre client est une entreprise de soins unique offrant des services spécialisés 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Leur vision est de redéfinir la norme de prestation de soins pour les personnes ayant une déficience. Il cherche constamment à élargir leur équipe d'experts pour offir des soins et créer une atmosphère sécuritaire et professionnelle.

Nom commercial

Groupe JMSW

Titre du poste :

Adjoint (e) administratif (ve)

Fonctions principales :

Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour soutenir le président et l'équipe au quotidien. Les tâches comprennent :

  • Gérer la correspondance interne et externe.
  • Planifier les rendez-vous, maintenir le calendrier et envoyer des rappels.
  • Préparer, éditer, produire et relire les documents, rapports, présentations ou correspondance requis par la direction.
  • Enregistrer et préparer les procès-verbaux des réunions.
  • Répondre aux appels entrants de manière professionnelle et les rediriger le cas échéant.
  • Organiser les horaires de voyage et faire des réservations.
  • Commander des fournitures de bureau et maintenir l'inventaire.
  • Mettre en place et maintenir un système de classement manuel et informatisé pour les lettres, rapports, procès-verbaux et tout autre document (tant électronique que physique).
  • Numérisation des documents et reçus et archivage numérique sur plateforme.
  • Filtrer, répondre et diriger les courriels du président et distribuer la correspondance.
  • Faire des courses pour le président au besoin.
  • Autres tâches connexes.

 Compétences requises :

  • Minimum 1 an d'expérience en secrétariat est un atout
  • Diplôme d'études secondaires ou équivalent

Exigences linguistiques :

  • La connaissance du français et de l'anglais est un atout

Conditions d'emploi, salaire et heures de travail :

Poste permanent à temps plein (35 heures)

Quart de jour

Salaire horaire de 18,00 $ - 20,00$ de l'heure (sur expérience)

Ensemble d'avantages sociaux:

2 semaines de vacances par année selon la loi de la province du Québec.

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