English Community Organization of Lanaudière
Published
September 23, 2022
Location
Rawdon, Canada
Job Type

Description

ADMINISTRATIVE AGENT 

OVERVIEW OF RESPONSIBILITIES

The Administrative Agent perform accounting, secretarial and administrative duties in support of the organization’s administrative operations.

Immediate supervisor: Executive Director (ED)

KEY AREAS OF RESPONSIBILITY

BOOKKEEPING AND ACCOUNTING

  • Ensure proper bookkeeping and accounting for all projects and programs funding on QuickBooks software.
    • Accounts receivable: prepares invoices and funds demands; follows-up with clients and funders on receivables, receives payments and track funds transfers, make bank deposits.
    • Accounts payable: processes invoices and gets authorization from ED; prepares payments as directed by ED.
    • Payroll: processes et verify the employees’ time sheets; prepares the payroll and gets approval from ED; processes the payroll with the financial institution.
    • Taxes and payroll contributions: prepares and processes the monthly reports and payments to the governments.
    • QST and GST: prepares and processes the quarterly reports and payments to the governments.
    • Banking: processes the monthly bank and credit card reconciliations.
    • Financial statements: prepares the monthly financial statements.
  • Manage the petty cash fund.

Administrative Management

  • Provide administrative support to the Executive Director (ED), Program Manager, Coordinators, and Board of Directors as required.
  • Process all employee timesheets and maintains the records of absences.
  • Organize trips and make the necessary reservations.
  • Provide support to staff in new work methods and in the use of current software and documents.

Record Management

  • Maintain all records, including copies of all contracts and all approved grants, all governance documents, annual activities report, annual financial statements, ECOL’s membership applications, ECOL’S Board of Directors’ contact information list, and more.
  • For reporting purposes to ECOL’s Funders, keeps details log of all calls and emails requesting information and referrals to include date, time, question, and action taken.
  • Record and prepare minutes of selected meetings, when required.
  • Maintain a list of available spaces in the region able to accommodate ECOL’s activities, including size, equipment available, rates, and contact people.
  • Maintain and update database including contact information of members, suppliers, funders and partners.
  • Process new membership applications and update database on a weekly basis.
  • Collects and prepares all materials for distribution for the Annual General Meeting (AGM).

Office Management

  • Prepare, review, edit and proofread correspondence, invoices, presentations, brochures, publications, reports and other related documents.
  • Collaborate in the planning of different projects or events such as reception, registration and welcoming of participants, equipment, invitations, installation, etc.
  • Responsible for office supply management, including, but not exclusively, inventory and purchasing of office materials.
  • Responsible for the proper organization, maintenance and cleanliness of the Rawdon’s offices.
  • Respond to inquiries by email, phone or in person, and redirected inquiries to the appropriate ECOL employee.
  • Take charge of ECOL's shared email boxes (Info and Library) and redirect messages.
  • Receive, sort and distribute mail to the appropriate ECOL employee.
  • Reserves spaces for all ECOL activities under its various programs (including AGM).

Other Tasks

  • Greets the public when they visit ECOL offices in Rawdon.
  • Participate in the development and execution of events in collaboration with the coordinators.
  • Assist individuals and groups in navigating services in the English language.
  • Any other related task as assigned by the Executive Director.

Information related to the job evaluation for pay equity purposes

Academic education level 

  • Theoretical knowledge equivalent to a high school level plus a vocational training program. Or AEC (Attestation d’Études Collégiales).
  • Experience in working with the community and organizing activities are considered in lieu of the required academic diploma.

Previous work experience and familiarization with the tasks 

  • From 1 to 3 years of previous experience, including the time required to familiarize with the tasks at employment time.
  • Proven experience in accounting cycle and reporting obligations.
  • Knowledge, experience, and proficiency of relevant software programs (Excel, Word, Power Point, Outlook, social media interfaces such as Facebook and Instagram).
  • Knowledge of ECOL’s administrative and clerical procedures.
  • Experience in producing correspondence and documents.
  • Experience in information and communication management.

Knowledge, Skills and Abilities

  • Strong interpersonal and communication skills
  • Professional autonomy and ability to work independently as well as part of an interdisciplinary team
  • Strong written and documentation skills
  • Good organizational skills
  • Effective verbal and listening skills
  • Familiar with the QuickBooks accounting software
  • Sound work ethics
  • Very good level of bilingualism (English / French)
  • Open-minded, adaptable, cooperative
  • Honest and trustworthy
  • Respectful and responsible
  • Flexible

SALARY SCALE

From $25.90 to $32.40.

 

AGENT ADMINISTRATIF

***ECOL possède 3 bureaux dans Lanaudière. L'agent(e) administratif(ve) devra se rendre régulièrement à chacun des bureaux (Rawdon, Mascouche, Repentigny), avec compensation kilométrique. ***

APERÇU DES RESPONSABILITÉS

L'agent(e) administratif(ve) effectue des tâches de comptabilité, de secrétariat et d'administration à l'appui des opérations administratives de l'organisme.

Superviseur immédiat : Directeur général (DG)

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ

TENUE DE LIVRES ET COMPTABILITÉ

- Assurer la tenue des livres et la comptabilité pour tous les projets et programmes financés à l'aide du logiciel QuickBooks. Comptes clients : préparer les factures et les demandes de fonds ; assurer le suivi des comptes clients et des bailleurs de fonds, recevoir les paiements et suivre les transferts de fonds, effectuer les dépôts bancaires. Comptes fournisseurs : traiter les factures et obtenir l'autorisation du DE ; préparer les paiements selon les directives du DG. Paie : traiter et vérifier les feuilles de temps des employés ; préparer la paie et obtenir l'autorisation de DG ; traiter la paie avec l'institution financière. Impôts et cotisations sociales : préparer et traiter les rapports mensuels et les paiements aux gouvernements. TVQ et TPS : préparer et traiter les rapports trimestriels et les paiements aux gouvernements. Opérations bancaires : traiter les rapprochements mensuels des comptes bancaires et des cartes de crédit. États financiers : préparer les états financiers mensuels.

- Gérer la petite caisse.

GESTION ADMINISTRATIVE

- Fournir un soutien administratif au directeur général (DG), au gestionnaire de programme, aux coordonnateurs et au conseil d'administration, selon les besoins.

Conseil d'administration, selon les besoins.

- Traiter toutes les feuilles de temps des employés et tenir les registres des absences.

- Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires.

- Apporter un soutien au personnel en ce qui concerne les nouvelles méthodes de travail et l'utilisation des logiciels et documents actuels.

GESTION DES DOSSIERS

- Maintenir tous les dossiers, y compris les copies de tous les contrats et de toutes les subventions approuvées, tous les documents de gouvernance, le rapport d'activités annuel, les états financiers annuels, les demandes d'adhésion à ECOL, la liste des coordonnées du conseil d'administration d'ECOL, et plus encore.

Conseil d'administration d'ECOL, et plus encore.

- Pour les besoins des rapports destinés aux bailleurs de fonds de l'ECOL, tenir un registre détaillé de tous les appels et courriels demandant des informations et des références, avec la date, l'heure, la question et l'action entreprise.

- Enregistrer et préparer les procès-verbaux de certaines réunions, si nécessaire.

- Maintenir une liste des espaces disponibles dans la région pouvant accueillir les activités d'ECOL, y compris la taille, l'équipement disponible, les tarifs et les personnes à contacter.

- Maintenir et mettre à jour une base de données comprenant les coordonnées des membres, des fournisseurs, des bailleurs de fonds et des partenaires.

- Traiter les nouvelles demandes d'adhésion et mettre à jour la base de données sur une base hebdomadaire.

- Collecter et préparer tous les documents à distribuer pour l'Assemblée générale annuelle (AGA).

GESTION DU BUREAU

- Préparer, réviser, éditer et corriger la correspondance, les factures, les présentations, les brochures, les publications, les rapports et autres documents connexes.

- Collaborer à la planification de différents projets ou événements tels que la réception, l'enregistrement et l'accueil des participants, l'équipement, les invitations, l'installation, etc.

- Responsable de la gestion des fournitures de bureau, y compris, mais pas exclusivement, l'inventaire et l'achat de matériel de bureau.

- Responsable de la bonne organisation, de l'entretien et de la propreté des bureaux du Rawdon.

- Répondre aux demandes de renseignements par courriel, par téléphone ou en personne, et rediriger les demandes vers l'employé ECOL approprié.

- Prendre en charge les boîtes de courriels partagées d'ECOL et rediriger les messages.

- Recevoir, trier et distribuer le courrier à l'employé ECOL approprié.

- Réserver des espaces pour toutes les activités d'ECOL dans le cadre de ses différents programmes (y compris l'AGA).

AUTRES TÂCHES

- Accueillir le public lorsqu'il visite les bureaux d'ECOL à Rawdon.

- Participer à l'élaboration et à la réalisation d'événements en collaboration avec les coordonnateurs.

- Aider les individus et les groupes à s'orienter dans les services en langue anglaise.

- Toute autre tâche connexe assignée par le directeur général.

INFORMATIONS RELATIVES À L'ÉVALUATION DU POSTE À DES FINS D'ÉQUITÉ SALARIALE

Niveau de formation académique

- Connaissances théoriques équivalentes à un niveau d'études secondaires plus un programme de formation professionnelle. Ou AEC

(Attestation d'Études Collégiales).

- L'expérience de travail avec la communauté et l'organisation d'activités sont considérées en lieu et place du diplôme académique requis.

Expérience professionnelle antérieure et familiarisation avec les tâches

- De 1 à 3 ans d'expérience préalable, incluant le temps nécessaire pour se familiariser avec les tâches au moment de l'embauche.

- Expérience avérée du cycle comptable et des obligations de déclaration.

- Connaissance, expérience et maîtrise des programmes logiciels pertinents (Excel, Word, Power Point, Outlook, interfaces de médias sociaux tels que Facebook et Instagram).

- Connaissance des procédures administratives et cléricales d'ECOL.

- Expérience dans la production de correspondance et de documents.

- Expérience dans la gestion de l'information et de la communication.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES

- Fortes compétences interpersonnelles et en communication

- Autonomie professionnelle et capacité à travailler de manière autonome ainsi qu'au sein d'une équipe interdisciplinaire

- Solides compétences rédactionnelles et documentaires

- Bon sens de l'organisation

- Compétences verbales et d'écoute efficaces

- Connaissance du logiciel comptable QuickBooks

- Bonne éthique de travail

- Très haut niveau de bilinguisme (anglais/français)

- Ouverture d'esprit, adaptable, coopératif

- Honnête et digne de confiance

- Respectueux et responsable

- Flexible

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